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Le gouvernement vient de publier le décret d’application de l’ordonnance n°2020-321 adaptant les règles de tenue des réunions des assemblées générales et des organes sociaux des personnes morales (nous vous prions de bien vouloir vous reporter à notre note d’actualité sur cette ordonnance).

Nous vous présentons ci-dessous les principales mesures de ce décret :

1/ FORMALISME DE LA DELEGATION PERMETTANT DE CONVOQUER UNE ASSEMBLE GENERALE

Pour rappel, dans les sociétés où la convocation de l’assemblée générale est à l’initiative d’un organe collégial (par exemple pour les sociétés anonymes), l’ordonnance autorise cet organe à déléguer sa compétence au représentant légal en vue de convoquer l’assemblée hors la présence physique des actionnaires. Le décret précise que, dans un tel cas, la délégation doit être établie par tout moyen écrit, préciser la durée de cette délégation, l’identité et la qualité du délégataire (Article 2 du Décret n° 2020-418).

2/ ASSOUPLISSEMENT DES REGLES CONCERNANT LE VOTE PAR CORRESPONDANCE ET PAR PROCURATION

Le décret assouplit les règles concernant le vote par correspondance et par procuration. Désormais et à condition que l’organe qui convoque l’assemblée le décide, les associés pourront adresser à la société leurs instructions de vote (pour les sociétés autorisant le vote par correspondance) ou leur procuration par courriel électronique à l’adresse électronique obligatoirement indiquée à cet effet dans la convocation (Article 3 du Décret n° 2020-418).

NB : le vote par correspondance n’étant pas autorisé en SARL, cette disposition n’y est pas applicable.

3/PRECISIONS DES MENTIONS DU PROCES-VERBAL DE CONSULTATION DES ASSOCIES

Le décret précise également que le procès-verbal devra obligatoirement mentionner les modalités de tenue l’assemblée générale à huis-clos (visioconférence ou consultation écrite). Par ailleurs, en cas d’assemblée générale tenue à « huis clos », le procès-verbal devra mentionner « la nature de la mesure administrative » limitant ou interdisant les rassemblements collectifs durant la crise sanitaire (Article 4 du Décret n° 2020-418).

4/RECOURS AU VOTE PAR DES MOYENS ELECTRONIQUES SANS CLAUSE STATUTAIRE PREVUE A CET EFFET

Enfin, concernant les SA, SCA et SARL, le décret précise que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou son délégataire), pourra décider de recourir au vote par des moyens électroniques ou de télécommunications, par le biais d’un site internet dédié, sans qu’aucune clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet (Article 5 du Décret n° 2020-418).

A notre avis, pour les SAS, la mise en place d’un site n’est pas nécessaire, la communication d’une adresse électronique pour recueillir les votes suffit.

5/EXCEPTION AU PRINCIPE D’IRREVOCABILITE DES INSTRUCTIONS TRANSMISES

Le décret assouplit également le principe d’irrévocabilité des instructions de vote ou de participation à l’assemblée générale pour les sociétés visées au paragraphe précédent (SA, SCA et SE). Dans ces sociétés, et sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire, un actionnaire ayant déjà formulé une instruction de vote ou opté pour un mode de participation à l’assemblée pourra revenir sur son choix, sous réserve que son instruction en ce sens parvienne à la société au plus tard le quatrième jour précédant la date de l’assemblée (Article 7 du Décret n° 2020-418).

6/COMPOSITION DU BUREAU DE L’ASSEMBLEE GENERALE TENUE A « HUIS CLOS »

Pour les sociétés anonymes (SA), sociétés en commandite par actions (SCA) et sociétés européennes (SE), le décret précise les règles de désignation des membres du bureau dans le cas où l’assemblée générale est tenue à « huis clos ». Si le Président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ne peut pas être présent, l’assemblée générale devra être présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d’administration choisi parmi ses membres ou en cas d’impossibilité, par l’un des mandataires sociaux. Les scrutateurs devront être désignés par l’organe compétent et choisis, en priorité, parmi les actionnaires (Article 8 du Décret n° 2020-418).